Apa Itu ERP? Modul, Tanda Siap, dan Cara Memulainya

Apa itu ERP?

Tanpa ERP, setiap bagian sering punya catatan sendiri. Penjualan memakai spreadsheet, gudang punya buku stok, dan keuangan memakai aplikasi akuntansi terpisah. Akibatnya, data yang sama dicatat berkali-kali dan angkanya sering tidak cocok.

ERP menggantinya dengan satu sistem terintegrasi. Saat sales order atau pesanan penjualan dibuat, stok bisa langsung dicadangkan, gudang tahu barang yang harus dikirim, dan keuangan membuat tagihan dari data yang sama. Pemilik bisnis pun bisa melihat laporan tanpa menunggu rekap manual.

Modul yang umum ada di ERP

ERP terdiri dari modul, yaitu bagian sistem yang menangani satu area kerja. Anda bisa memakai modul sesuai kebutuhan, dan semuanya tetap terhubung. Selain modul inti berikut, pabrik bisa menambah modul produksi, dan toko bisa menambah POS atau sistem kasir.

• Penjualan: penawaran, sales order, pengiriman, dan faktur.
• Pembelian: permintaan pembelian, purchase order, dan penerimaan barang.
• Persediaan: stok per gudang, mutasi barang, dan stock opname.
• Akuntansi: jurnal, utang piutang, dan laporan keuangan.
• SDM: data karyawan, absensi, cuti, dan penggajian.

Tanda bisnis Anda siap memakai ERP

Bisnis tidak harus besar untuk memakai ERP. Yang penting adalah apakah cara kerja saat ini mulai menghambat, misalnya seperti berikut.

• Data tersebar di spreadsheet, buku catatan, dan grup chat.
• Stok di catatan sering berbeda dengan stok fisik di gudang.
• Laporan bulanan lama selesai karena direkap manual.
• Data yang sama diketik ulang oleh beberapa bagian.
• Bisnis mulai punya beberapa gudang, cabang, atau banyak jenis produk.
• Informasi penting hanya dipahami satu atau dua orang.

Mengapa pemetaan proses harus lebih dulu

Pemetaan proses adalah kegiatan mencatat alur kerja saat ini, misalnya siapa yang membuat pesanan, siapa yang menyetujui, dokumen apa yang dipakai, dan data apa yang berpindah antarbagian. Hasilnya menjadi dasar untuk memilih modul dan mengatur sistem.

Software hanya menjalankan proses yang dimasukkan ke dalamnya. Jika proses yang berantakan langsung dipindahkan ke sistem, masalahnya ikut pindah. Dengan memetakan lebih dulu, Anda bisa merapikan alur, membuang langkah yang tidak perlu, dan menyepakati aturan bersama tim sebelum sistem dipakai.

Langkah memulai penerapan ERP

Penerapan ERP sebaiknya bertahap agar tim punya waktu beradaptasi. Urutan yang umum adalah sebagai berikut.

• Petakan proses saat ini dan catat masalahnya.
• Rancang proses yang diinginkan dan pilih modul prioritas.
• Siapkan data awal, seperti produk, pelanggan, pemasok, dan saldo stok.
• Latih pengguna sebelum sistem dipakai.
• Mulai dari satu atau dua modul, lalu tambah modul lain setelah stabil.

Istilah terkait

Database

Tempat penyimpanan data terpusat yang dipakai bersama oleh semua modul.

Stock opname

Penghitungan stok fisik di gudang untuk dicocokkan dengan catatan sistem.

Go-live

Saat sistem baru mulai dipakai untuk pekerjaan sehari-hari.

Pertanyaan yang sering ditanya