Apa Itu Sistem POS? Fungsi dan Cara Kerjanya

Apa Saja yang Dicatat POS

Setiap transaksi di POS menyimpan detail yang lengkap. Data inilah yang nanti menjadi dasar laporan dan keputusan bisnis Anda.

• Barang atau menu yang terjual, jumlah, harga, dan diskon.
• Metode pembayaran, misalnya tunai, kartu debit, transfer, atau QRIS.
• Kasir yang melayani, waktu transaksi, dan outlet tempat transaksi terjadi.
• Retur atau pembatalan, lengkap dengan alasan dan siapa yang menyetujui.
• Pembukaan dan penutupan shift, termasuk jumlah uang tunai di laci kasir.

Hubungan POS dengan Stok

Saat barang terjual, POS otomatis mengurangi stok. Saat barang dari pemasok diterima, stok bertambah. Dengan begitu, jumlah stok di sistem selalu mengikuti transaksi, dan Anda bisa mendapat peringatan saat stok hampir habis.

Untuk usaha makanan, satu menu bisa dihubungkan ke resepnya, sehingga penjualan satu porsi mengurangi beberapa bahan sekaligus. Stok di sistem tetap perlu dicocokkan dengan hitungan fisik secara berkala melalui stok opname.

Laporan yang Dihasilkan

Karena semua transaksi tercatat, POS bisa langsung menyusun laporan tanpa rekap manual di spreadsheet. Laporan yang umum dipakai antara lain penjualan harian, produk terlaris, penjualan per kasir atau per shift, dan rekap per metode pembayaran.

Jika harga modal barang ikut dicatat, sistem juga bisa menghitung laba kotor. Data ini membantu Anda memutuskan produk mana yang perlu ditambah, dikurangi, atau dipromosikan.

Kapan Aplikasi Kasir Sederhana Tidak Lagi Cukup

Aplikasi kasir sederhana cocok untuk satu toko dengan alur kerja standar. Saat bisnis tumbuh, POS biasanya perlu terhubung ke sistem yang lebih besar seperti ERP, yaitu sistem yang menyatukan penjualan, stok, pembelian, dan keuangan dalam satu data. Berikut tanda-tanda Anda sudah membutuhkannya.

• Outlet atau gudang bertambah dan stok perlu dipindahkan antarlokasi.
• Pembelian ke pemasok, utang, dan piutang masih dicatat terpisah.
• Ada penjualan B2B dengan faktur dan pembayaran tempo.
• Data penjualan harus diinput ulang ke sistem akuntansi.
• Alur khusus, seperti produksi atau konsinyasi (titip jual), tidak didukung aplikasi.

Dasar Sistem POS Multi-Outlet

Bisnis dengan beberapa cabang membutuhkan data produk terpusat, sehingga perubahan nama atau harga cukup dilakukan sekali untuk semua outlet, atau dibedakan per outlet jika perlu. Stok tetap dicatat per lokasi, dan perpindahan barang antarcabang tercatat sebagai transfer stok.

Pemilik bisa melihat laporan gabungan maupun per outlet, sementara kasir hanya mengakses outlet tempatnya bertugas. Pilih juga sistem yang tetap bisa bertransaksi saat internet terputus, lalu menyinkronkan data ketika koneksi kembali.

Istilah terkait

QRIS

Standar kode QR pembayaran di Indonesia dari Bank Indonesia, sehingga satu kode bisa dipindai berbagai aplikasi pembayaran.

SKU

Kode unik untuk setiap jenis barang, termasuk variannya seperti ukuran atau warna.

Stok opname

Penghitungan fisik barang untuk dicocokkan dengan jumlah stok di sistem.

ERP

Sistem terpadu yang menyatukan penjualan, stok, pembelian, dan keuangan dalam satu data.

Pertanyaan yang sering ditanya